要件定義とは？発注時に押さえておくべき3つのポイント

システム開発を検討している企業や担当者の中には、「発注先に要件を伝えたつもりなのに成果物が思い通りにならない」といった悩みを抱える方が少なくありません。

こうした問題の多くは、プロジェクトの土台となるシステム要件定義が不十分であることが原因です。システム要件定義とは、開発対象の目的や機能、性能、運用環境などを整理し、発注側と開発側が共通認識を持つための工程です。

この段階で内容を明確にすることで、開発後の手戻りを防ぎ、納期やコストの増加を抑えられます。本記事では「システム要件定義とは？」を解説し、発注時に押さえるべき3つの重要ポイントを紹介します。

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システム要件定義とは？

システム要件定義とは、これから開発するシステムが「何を実現するべきか」「どのように利用されるのか」といった目的や機能、性能、利用環境などを具体的に整理し、発注者と開発者の間で共通の理解を持つためにまとめる工程のことです。

明確にすることで、開発中の認識のズレや後からの仕様変更による手戻りを防ぎ、納期やコストを無駄にしないスムーズなプロジェクト進行が可能になります。

要件定義と要求定義の違い

システム要件定義と要求定義は混同されがちですが「工程」に違いがあります。以下の表でまずは違いを理解しておきましょう。

要求定義は「何をしたいのか」という利用者のニーズやビジネス上の目標を洗い出す工程であり、システム開発の出発点です。その後に行うシステム要件定義では、要求定義で明らかになったニーズをシステムとしてどう実現するかを具体的な仕様に落とし込みます。

システム要件定義書を依頼する際に押さえておくべきポイント

まずはシステム要件定義書を依頼する際に押さえておくべきポイントを3つ紹介します。

ポイント①どこまでベンダーに任せるのか明確にする

システム要件定義書を作成する際に大切なのは、ベンダーにどこまで任せるのかを最初に明確にしておくことです。

なぜなら、発注者とベンダーの役割があいまいなまま進めてしまうと、後から「ここは誰が決めるのか」「どこまで対応してくれるのか」といった認識のズレが生じ、トラブルや追加費用につながる可能性が高いからです。

基本的にシステム開発は、発注者が主体的に「どんなシステムを作りたいのか」を決め、その実現方法や技術的な部分をベンダーが支援するという形で進みます。つまり、要件定義はあくまで自社が責任を持って意思決定するものであり、ベンダーに丸投げしてはいけません。

ポイント②要件の優先順位を伝える

システム要件定義書を依頼するときは、要件に優先順位をつけてベンダーに伝えましょう。なぜなら、すべての機能を一度に盛り込もうとすると、費用も期間も膨れ上がり、プロジェクト全体が破綻するリスクがあるからです。

そこで、必ず必要な「必須機能」と、あれば便利な「追加機能」を分けて提示することで、ベンダー側も費用や工数の見積もりを行いやすくなります。

また、優先順位を設定することで、万が一スケジュールや予算が厳しくなった場合でも、削るべき機能や後回しにできる部分を判断しやすくなります。結果として、要件定義の段階からコストやリスクを現実的に評価でき、よりスムーズな調整が可能になるのです。

ポイント③現場社員抜きでベンダーとやり取りしない

システム要件定義を進める際にやってはいけないのが、現場の社員を巻き込まずにベンダーと発注担当者だけでやり取りしてしまうことです。

実際にシステムを使うのは現場社員であり、日々の業務の流れや困っている課題を一番よく知っているのも現場の人たちです。その声を反映しないままベンダーに依頼を進めてしまうと、完成したシステムが「使いにくい」「実務に合っていない」という問題が発生し、投資が無駄になってしまうリスクがあります。

現場社員を早い段階から打ち合わせに同席させれば、要件の抜け漏れを防ぎ、より現実的で使いやすいシステム設計になるでしょう。さらに、現場の意見を反映することで導入後の利用定着率も高まり、「せっかく作ったのに誰も使わない」といった事態を防ぐ効果も期待できます。

システム要件定義の成功事例

ここではシステム要件定義の成功事例を2つの業種で紹介します。

事例①製造業

ある製造業の基幹システム刷新プロジェクトでは、初期段階で要件定義を曖昧にした結果、追加機能要望が次々に発生し、開発コストが予定の1.5倍に膨らむトラブルが起きていました。

その後、外部の専門的なサポートを受けながら以下の様に改善策を行いました。

1. 現場ヒアリング
2. 必須／追加機能の優先度設定
3. 非機能要件の明文化（レスポンス速度、稼働率など）

結果、再設計した要件定義書をベースにプロジェクトをリカバリーします。結果として開発期間を3か月短縮し、運用コストも20％削減できました。

事例②サービス業

サービス業（多拠点展開企業）の予約管理システム刷新プロジェクトでは、経営企画部門と現場運用部門で必要要件が分断されており、ベンダー提案も「丸投げ」状態でした。

そこで、第三者が要件定義フェーズから加わり、現場業務フローを整理して「必須要件（基幹システムとの連携、24時間稼働）」と「拡張要件（モバイル予約、分析機能）」を分離しました。

さらに非機能要件を明文化したことで、プロジェクト開始前に見積り精度を高め、導入後のシステム稼働率を99.7％に安定化させることに成功しました。

システム要件定義書の作成で失敗しない進め方

システム要件定義書の作成は単に作成するのではなく、以下4つのステップで進めましょう。

ステップ①目的と課題を整理する

システム要件定義書を作成する前に重要なのは、いきなりベンダーに依頼するのではなく、自社の業務フローや現状の課題をしっかり洗い出しておくことです。

課題が不明確なまま依頼をしてしまうと、ベンダー側も解決すべきポイントを正しく把握できず、結果的に「使えないシステム」が出来上がってしまう危険があります。

この整理を行う際には、必ず現場の担当者にヒアリングを行い、実際の困りごとや改善したい点を生の声として集めましょう。事前準備を丁寧に行っておくことで、ベンダーに正確な情報を伝えられ、要件定義がスムーズに進む土台を作ることができます。

ステップ②理想の業務フローを描く

現状の課題を把握したら、次はシステムを導入することでどのように業務を効率化したいのか、理想の業務フローを描くことが大切です。

ただ「便利なシステムがほしい」と考えるのではなく、「なぜこれをシステム化するのか」「どの業務を自動化し、どの業務を人間が担当するのか」といった役割分担を明確にしておく必要があります。

この段階で理想像を定義しておくことで、システムが解決すべき課題と期待される成果が具体的になり、ベンダーも開発の方向性を見誤ることなく設計を進められます。漠然としたイメージではなく、紙に業務フローを図解するなど「目に見える形」にすることで、自社内での共有も容易になり、発注時の説明にも役立ちます。

ステップ③機能要件だけでなく非機能要件も明確にする

システム要件定義というと、多くの人は「どんな機能が必要か」を考えがちですが、それだけでは不十分です。以下のような非機能要件も、利用者にとっては重要なポイントになります。

• システムの操作性
• レスポンス速度
• セキュリティや可用性

たとえば「顧客検索機能がある」だけでなく、「検索結果が2秒以内に表示されること」や「スマホからもスムーズに利用できること」といった条件を明記することで、使いやすく信頼できるシステムになるでしょう。

また、すべてを一度に要求するのではなく「必須」「あればよい」「将来的に検討」といった優先順位をつけて伝えることで、費用や期間の調整がしやすくなり、現実的な開発計画が立てられます。

ステップ④定期的にミーティングを実施する

要件定義書の作成をベンダーに依頼したら安心、という考え方は失敗の原因になりやすいです。発注して終わりではなく、定期的にベンダーと打ち合わせを行い、進捗や内容を確認し続けることが大切です。

やり取りを怠ると、出来上がった要件定義書を見たときに「想定と違う」「認識がずれていた」といった問題が発覚し、大量の修正作業が必要になってしまうためです。定期的にミーティングを設定することで、双方の認識のズレをその場で解消でき、余計な工数やコストの増加を防げます。

また、現場の意見や新たに見つかった課題を迅速に反映できるため、実際の業務に即したシステムを形にすることが可能です。

システム要件定義書の作成依頼の注意点

システム要件定義書の作成を依頼する際は、以下3つの点に留意しましょう。

注意点①自社の事業を理解していないベンダーはNG

システム要件定義を依頼する際に避けるべきなのは、自社の事業内容や業務特性を理解していないベンダーに任せてしまうことです。

たとえば物流業と医療業界ではシステムに求められる機能や法的規制、現場での使われ方が異なります。業界知識のないベンダーでは表面的な要件だけを整理してしまい、本当に現場で役立つ仕組みが作れない可能性があるのです。

そのため候補を選ぶ段階では、必ず同業界や類似業務での要件定義やシステム導入の実績があるかを確認することが大切です。仮に経験が少ない場合でも、現場担当者に丁寧なヒアリングを行い、課題を深く理解しようとする姿勢があるかをチェックすれば、依頼後のすれ違いやトラブルを減らせます。

注意点②5W1Hを意識したヒアリングをしてくれるか

ベンダーが行うヒアリングで重要なのは「誰が・何を・いつ・どこで・なぜ・どのように」という5W1Hを意識しているかどうかです。

これらの視点を持たずに質問をされると、曖昧な要件しか洗い出せず、完成したシステムが現場で使えないものになってしまう恐れがあります。

5W1Hを軸にしたヒアリングをしてくれるベンダーは、業務を多面的に理解し、利用者にとって本当に役立つ要件を定義できます。

注意点③スケジュール通りに実施できているか

要件定義は契約形態上「準委任契約」となることが多く、必ずしも成果物を保証するものではありません。そのため、発注者側が受け身でいると「想定より進みが遅い」「要件がまとまらない」といった遅延が発生しやすいのが現実です。

そこで大切なのは、発注者自身が積極的にスケジュール管理に関与し、要件定義フェーズだけでもマイルストーンを設定しておくことです。

例えば「2週間ごとの進捗報告」「遅延が発生した場合の原因報告と対策提示」などをルール化しておけば、不測の事態が起きても対応がスムーズになります。また、ベンダーが独自の進行管理体制を持っているかどうかも事前に確認しておきましょう。

システム要件定義はバルテス・イノベーションズまでご相談ください

システム要件定義は、開発の成否を左右する重要工程であり、ここを曖昧にしたまま進めると「完成したのに使えない」「コストや納期が膨らんだ」といった失敗につながります。

だからこそ、自社の目的や課題を整理し、理想の業務像を描いたうえで、機能と非機能を分けて定義し、ベンダーと定期的に認識を合わせることが大切です。

要件定義書を作成したものの「合っているかわからない」という方は、バルテス・イノベーションズへご相談ください。バルテス・イノベーションズでは、お客様の課題やシステム開発の要件を丁寧にヒアリングし、要件定義からシステム開発を伴走します。

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