受付DX事例｜無人受付と入館統制を自動化し、省人化とセキュリティを両立

企業J社では、来訪が集中する時間帯に受付担当者が電話への応答、来訪者への案内、記録の記入を同時並行でこなさなければならない状況が続いていた。来訪者を止めないことが最優先となる一方で、対応品質は担当者の経験と当日の人員配置に左右されており、安定した運用が難しくなっていた。

入館履歴や来訪記録は紙と目視確認に依存しており、後から特定の来訪を説明できる形で管理することができていなかった。監査や社内セキュリティ確認の際に紙の記録を遡る必要があり、確認作業に手間がかかっていた。予約ありの来訪者に加え、代理来訪や予約なしの訪問が混在すると、そのつど現場担当者が個別に判断を求められ、セキュリティと運用効率のどちらも保ちにくい状態だった。

VINは、受付の見た目を変えることよりも、来訪対応と入館統制のルールを整理することから着手した。顔認証（フェイス認証）と音声案内を組み合わせ、予約済みの定型来訪をスムーズに処理できる仕組みを構築した。入退館ログを自動で記録する構成を採用し、個人情報を外部サーバーに送信しにくい環境でも使えるよう、閉域ネットワーク内で完結する前提で設計した。

代理来訪、予約のない訪問、担当者が不在の場合といった例外フローについても事前に定義し、どの場面で人が介在するかを明確にした。対応の判断が現場に丸投げされる状態を解消し、総務や施設管理担当者が「どのように運用するか」を社内外に説明できる状態まで整えることを重視した提案を行った。

導入後、定型的な来訪対応が自動化され、担当者は本来対応が必要な例外ケースに集中できるようになった。ピーク時でも受付前の滞留を抑えながら、来訪者への案内品質を一定水準に保てるようになった。来訪者の体験として、待ち時間の短縮と案内の明確さが実現した。

入退館ログが自動で蓄積されるようになったことで、監査やセキュリティ確認のたびに紙の記録を追いかける必要がなくなった。「誰が、いつ、どのように入館したか」を後から明確に説明できる状態となり、承認部門やコンプライアンス担当にとっての説明責任も果たしやすくなった。

本事例は、来訪対応の混雑と入館記録の不備という二重の課題に対して、自動化とルール整備を組み合わせて省人化とセキュリティ強化を同時に達成した取り組みである。

本事例の核は、例外判断を担当者に残しつつ、顔認証・音声案内による定型対応から入退館ログの自動蓄積まで、閉じた環境で一連の処理を連続させた設計にある。こうした「現場の運用ルールを言語化し、システムとして実装・運用定着させる」進め方は業種を問わない。当社はその一連を一体で支援しており、今後も、来訪管理の負荷軽減とセキュリティ強化の両立を課題とする企業に対し、業種を問わず現場の実態に根ざした支援を提供していく。