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帳票読み取り
紙とFAXの帳票を、打ち込む仕事から確かめる仕事へ。
紙・FAX帳票の入力自動化 ／ AI-OCR
帳票の読み取りから、確認画面、基幹システムへの受け渡しまで。現在の帳票と業務に合わせて、一件ずつの入力を減らす仕組みを構築します。社外に出せない帳票も、社内環境で処理できます。
紙・FAXの帳票を基幹システムへ入力している事務部門｜注文書・申請書の受付、保険の管理業務など
相談で分かること: 優先する帳票と、確認・登録までの自動化範囲
帳票が届いてから基幹システムに登録されるまで、入力業務の中身が変わります
As-Is｜現状の課題
帳票が届いてから基幹システムに登録されるまで、探す・打ち込む・見直す・保管する作業が担当者の手に残っている。
- 送付元ごとに書式の違う注文書・申請書が紙とFAXで届き、必要な項目を目で探しながら基幹システムへ手入力する
- 見直し・差し戻しは業務上必要な作業として残るが、打ち込みと転記に時間がかかるほど処理が滞る
- 原本の保管と、監査のたびの検索も担当者の作業として残る
帳票処理で人に残っている作業（5ステップ・人手）
帳票が届く
▶送付元ごとに違う書式から項目を探す
▶基幹システムに打ち込む
▶見直す・差し戻す
▶原本を保管し、監査のたびに探す
項目を探す・打ち込む・見直す・原本を探すが担当者の手作業
AI導入▼
To-Be｜AI導入後帳票を取り込むと確認画面が出る
帳票を取り込むと、種類を見分けて項目を読み取り、確認画面を経て登録データになる。
- 紙のスキャン、FAXの受信データ、PDFから取り込む。注文書・申請書のほか、請求書や申込書なども対象にできる
- 帳票の種類を見分けて振り分け、項目を読み取る。書式が送付元ごとに違っても、種類ごとに登録した設定で読み取る
- 確認が必要な項目だけを担当者が判断する画面を通し、基幹システムへ登録するデータとして渡す
導入後の工程（4ステップ）
帳票を取り込む
▶AI化帳票の種類を見分けて振り分ける
▶AI化項目を読み取る
▶確認画面を経て登録データにする
専用エンジン・接続帳票の読み取りに特化した仕組み確認画面基幹・会計システムとの対応づけ社内サーバー・閉域網
項目を探す・打ち込む
Before目で探して手入力
取り込むだけ帳票の種類を見分けて項目を読み取る
確認する範囲
Before全項目を目で見直す
確認が必要な項目だけ担当者が確認画面で判断する
文字の認識率
Before―
手書き95〜96%・活字99%以上記入枠のある帳票での技術提供元の実績値。自社の帳票は実物で確認
探す・打ち込む・見直す作業が仕組みに移るので、入力が経験のある担当者に集中しなくなります。
確認と例外対応に時間を使えるようになり、原本の探索や監査対応の負担も減ります。
自社の帳票でどこまで読み取れるかは、お預かりした帳票で確かめます。
帳票での確認を相談する保険・管理業務のF社では、入力の仕事が確認と例外対応の仕事に変わりました
取引先や社内の各部門から届く注文書・申請書の多くが紙とFAXで、書式は送付元ごとに違いました。
読み取りの前後の工程まで、対象範囲を決めてから任せられます
読み取ったあとの確認・照合・例外処理の運用や、基幹システムとの対応づけまでを、対象範囲を決めてから任せられます。
01
ご相談
VINがすること届いている帳票の種類と件数、入力している基幹システム、人が確認している工程を伺う
ご用意いただくもの今の業務の流れ（口頭で可）
この段階で得られるもの自動化できそうな範囲
02
帳票での確認
VINがすることお預かりした帳票で、読み取れる項目を確かめる
ご用意いただくもの帳票数点（スキャン・PDF）
この段階で得られるもの読み取れる範囲と、本番の見立て
03
本番の範囲のご提示
VINがすること確認画面と例外処理の運用を含めて、範囲と費用をお出しする
ご用意いただくもの基幹システムの入力項目、接続先の情報
この段階で得られるもの稟議に使える範囲と金額
04
組み込みと本番運用
VINがすること確認画面・基幹システムとの対応づけ・例外処理の運用を組み込む
ご用意いただくもの確認の担当者の割り当て
この段階で得られるもの自社の業務に合わせて登録まで進む仕組み
本番の範囲と費用は、対象範囲を確かめたご相談のうえでお伝えします。読み取りの前後（帳票の整理・確認画面・基幹システムとの対応づけ・例外処理の運用）まで、この4段階でまとめて対象にします。
相談で分かること: 優先する帳票と、確認・登録までの自動化範囲
帳票入力の自動化を相談する帳票を社外に出さない構成なので、情報システム部門の審査にそのまま出せる答えがそろっています
導入の審査で情報システム部門から聞かれる点と、その答えです。稟議の資料にそのままお使いいただけます。
| 審査で聞かれる点 | 答え |
|---|---|
| 処理の場所 | クラウド・社内サーバー・閉域網から選べます。F社は閉じた環境での運用を前提に構築しています |
| 外部への送信 | 閉域構成では、帳票の画像と読み取ったデータがネットワークの外に出ません |
| 既存システムとの接続 | 読み取った結果を CSV または API で、基幹システム・会計システムへ渡します |
| 自動処理の結果の扱い | 確認画面で、担当者が確認の要る項目を判断してから登録へ進める流れを残せます |
稟議で聞かれる質問には、ここでそのまま答えられます
| よくいただく質問 | 回答 |
|---|---|
| 帳票の読み取り以外に、どこまで任せられますか | 帳票の種類と処理手順の整理、読み取る項目の設定、確認画面、基幹システムの入力項目との対応づけ、例外処理の運用までを対象にします。現在の業務を確認し、最初に自動化する帳票と工程を決めます。 |
| すでに AI-OCR を使っていても相談できますか | 相談できます。読み取った後の確認・転記・基幹システムへの入力など、いま人に残っている工程を確認し、どこから任せられるかをお伝えします。 |
| 自社の帳票の書式でも読めますか | 実物の帳票で、読み取れる項目を確かめてから範囲を決めます。標準の範囲で登録できるのは10〜20種類程度で、それを超える場合は追加の調整を含めて範囲を相談します。最初の導入範囲も、件数が多く書式が安定した帳票から10〜20種類程度を目安に選び、そこから広げていきます。 |
| 書式が決まっていない書類も読めますか | 種類が限られている場合は対応できます。書式が定まらない書類が大量にある場合は追加の調整が要るため、実物を見てから判断します。書式のばらつきが大きい帳票は人の処理に残し、定型の帳票から自動にする進め方もあります。 |
| 認識精度の数字は帳票の種類によって変わりますか | 変わります。ページに記載の数字（手書き95〜96%、活字99%以上）は記入枠のある帳票での技術提供元の実績値です。帳票のレイアウトや手書きの崩れ方によって精度は上下するため、自社の実際の帳票で精度を確認したうえで数字をお伝えします。 |
| 読み取りを間違えた場合はどうなりますか | 読み取った結果は確認画面を通り、担当者が確認の要る項目を判断してから基幹システムへ渡します。どの項目を人が確かめるかは、帳票と業務に合わせて導入時に決めます。 |
| 費用はどのように決まりますか | 初期費用と、サーバーごとの月額ライセンスで構成します。帳票の種類数、手書きの比率、月間の処理枚数、接続するシステムの数で変わるため、業務を伺ったうえで概算をお伝えします。 |
対象の業務と、いま人が埋めている工程をお聞きし、自動化できる範囲をお返しします
届いている帳票の種類と件数、入力している基幹システムを伺い、最初に自動化する帳票と工程、検証の進め方をご案内します。実物の帳票で読み取りを確かめるのは、その後の工程です。
